«Не думайте, что вы щелкнете кнутом, и все заработает» – эксперт про автоматизацию бизнес-процессов

Как правильно выбрать модель автоматизации для компании, нужно ли это малому бизнесу, как оптимизировать рабочее время сотрудников, насколько автоматизация бизнес-процессов снизит издержки, и как быстро окупится, а также с какими сложностями придется столкнуться на практике, megapolis-real.by узнал у Александра Синкевича, основателя и научного директора «SINKEVICH TECHNOLOGIES» - партнера «DELOITTE» и «MARK INTEL LLC».

«Чтобы правильно выбрать стратегию и подготовить компанию к автоматизации, необходимо провести консалтинг и сформулировать стратегическую миссию компании, после - разложить ее на конкретные целевые показатели (выход на новые рынки, разработка продуктов и т.д.). Собственник должен четко понимать свои конечные желания, чтобы правильно сформулировать бизнес-процессы, нацеленные на их достижение», - говорит Александр Синкевич.

По его словам, собственник должен представить идеальную модель компании, будто есть неограниченный бюджет, огромный штат, доступ к любым технологиям  и т.д. Эта модель может быть нереалистична для воплощения в обозримом будущем и ее не нужно воспринимать, как приказ к действию, но она должна стать некой путеводной звездой для компании. Дальше нужно описать уже имеющиеся процессы и проложить поэтапную дорожную карту, как будет происходить автоматизация от нынешнего состояния к идеальной схеме. И только после этого можно начинать автоматизацию: выбор программы, поиск финансов и т.д.

«Мы регулярно практикуем взаимодействие с крупными консалтинговыми компаниями и институтами, которые проводят глубинный анализ предприятий, разрабатывают методологию управления бизнесом, организуют обучение персонала. После чего мы нанизываем ПО, по сути, уже на готовую методологию. Понятно, что консалтинг – это не дешево, его стоимость измеряется десятками тысяч долларов, но делать это нужно. Порой важно посмотреть на свой бизнес глазами привлеченных экспертов. Но в Беларуси часто не готовы платить за консультации – особенность рынка», - сказал Александр Синкевич.  

- То есть для малого бизнеса консалтинг - это в принципе неподъемно?

- Конечно, есть более дешевые решения, когда консалтинг заключается в самодиагностике, где основной критерий - здравый смысл и литература. Также дешевле выйдет привлечение локальных белорусских консультантов, которых сегодня в избытке. Не секрет, что бизнес-климат Беларуси достаточно тяжелый, и на этой почве выросло много финансистов и программистов, которые хорошо разбираются в специфике, и в целом очень умные ребята.

Но автоматизация малому бизнесу необходима, ведь малым бизнес остается до поры до времени: потом либо умирает, либо перерастает в средний/крупный. Болезнь роста может оказаться смертельной без автоматизации. За основу для малого бизнеса я бы советовал брать масштабируемый пакет, чтобы каждый год не устраивать революцию и не менять ПО.

- Какие главные ошибки допускают белорусские руководители, пытаясь провести автоматизацию?

- Первая – это ситуативный «Step by Step»: выполнили задачу – поставили галочку. В результате из-за отсутствия масштабной дорожной карты наступает хаос в процессах, растягиваются сроки, множатся расходы, теряется конечная цель. Вторая ошибка называется «мы сами с усами», когда компании, чтобы сэкономить, пытаются разработать и внедрить собственное ПО.

Расскажу конкретный пример. Крупный дистрибьютор автомобильной техники и запчастей решил пойти путем создания собственного ПО на голой платформе. Для этого был создан программный отдел из 6 человек, который 4 года занимался разработкой. Можете представить, какая зарплата у программиста? Так вот, бюджет был внушительный, но в итоге компания списала все на убытки и взяла уже готовый пакет. Попытка изобрести самостоятельное решение, которое по мощи будет конкурировать хотя бы с 1С, не говоря уже про западные решения – это мираж, так не бывает. Присмотритесь лучше уже имеющимся решениям и ориентируйтесь на них.

- По каким критериям должен происходить выбор программного обеспечения?

- Деньги – это последний фактор, хотя в Беларуси он является первым. Самый главный критерий – соответствие продукта дорожной карте автоматизации на пути построения идеальной бизнес-модели. Второе – опыт и компетентность поставщика и внедренца ПО, поэтому внимательно изучите отзывы на компанию. И только на третьем месте – продукт и деньги.

- Что усложняет автоматизацию, какие есть подводные камни?

- Неверные ожидания руководства – это первое, что усложняет автоматизацию. Собственник, как правило, в голове держит какую-то фантастическую картину, например, сокращение половины отдела бухгалтерии, либо рост прибыли в два раза. Так не бывает, и это нужно понимать, поэтому лучше озвучивать свои ожидания, чтобы усилия не оказались напрасными.

Второй момент – это отсутствие методологии учета и управления, либо ее постоянный пересмотр. У белорусских руководителей есть болезнь «уникальности», когда они начинают изобретать велосипед, думая, что у них уникальная бизнес-модель. В итоге методология подсчета финансовых результатов меняется и дополняется каждый месяц, а то и неделю, и прибыль считается по сложнейшим формулам. Сотрудники не понимают, как в итоге будет работать система, и это тормозит процесс автоматизации, поскольку программисты выполняют «мартышкин труд», постоянно что-то переделывая. Хотя изначально можно было бы ориентироваться на международные стандарты, чтобы упростить себе и окружающим жизнь.  

Также усложнить автоматизацию может сопротивление со стороны персонала. Этим психологическим фактором наши заказчики часто пренебрегают, думая, что сейчас щелкнут кнутом, и все побегут выполнять. Не забывайте, в компании работают живые люди и прежде, чем что-то вводить, проведите хорошую HR-работу – пусть каждый прилагает руку к усовершенствованию процессов. Тогда и система будет работать эффективнее, и вы получите лояльность сотрудников.

- Насколько можно сократить издержки, автоматизировав процессы?

- Сокращение издержек можно оценить, если они уже посчитаны. На неоптимизированном предприятии объем издержек, как правило, просто неизвестен. Большинство белорусских заказчиков как раз и приходят к нам, чтобы рассчитать эти издержки.

При этом неправильно думать, что автоматизация процессов позволит сократить персонал. Из-за автоматизации объем работы не становится меньше, скорее меняется его характер: на смену механическому труду приходит  интеллектуальный, за счет чего и происходит удешевление затрат, уменьшаются неуправляемые риски, компания становится умнее, растет ее конкурентоспособность. Все это не совсем верно оценивать в деньгах, так как эффект получается более комплексный. Скорее, нужно оценивать удовлетворенность руководства и персонала. Для этого людей можно проанкетировать до и после автоматизации, чтобы выяснить, что мешало им в работе, и как изменилась ситуация.

- Как быстро окупаются вложения в автоматизацию?

- Однозначно сказать сложно. Каждая компания должна определить для себя, сколько процентов от выручки она готова инвестировать в автоматизацию систем управления. В Беларуси в среднем это 5%. Сроки окупаемости тоже самые разные: от одномоментной до поэтапной.

Например, дистрибьютор текстильной продукции после автоматизации увеличил оборот в три раза, так как собственники увидели полную прозрачную картину всех процессов. Они поняли, что бояться нечего, можно брать кредит и развиваться, то есть автоматизация позволила снизить неконтролируемые риски. В итоге заказчик потратил несколько тысяч долларов, а получил многократный рост прибыли.

Либо еще один пример: устанавливали систему управления и учета на производственном предприятии. После получения первой отчетности, предприятие закрыло 2/3 своего бизнеса, так как на этих участках были огромные потери. По сути, им удалось быстро сориентироваться и спасти здоровую часть бизнеса.

- Есть ли готовые решения по оптимизации рабочего времени? Например, Генри Форд платил своим наладчикам только за время, проведенное в комнате отдыха.

- Генри Форда я уважаю, как управленца, но в белорусских реалиях рекомендую контроль и оптимизацию рабочего времени отдать на откуп сотрудникам. Главное, чтобы была расписана цепочка бизнес-процессов по ответственным людям, а также ключевые показатели, от которых зависит производительность ответственного сотрудника на конкретном этапе. После этого предприятие должно привязать систему заработной платы к этим показателям. Как только это будет сделано, оптимизация времени произойдет сама собой.

Закручивать гайки и штрафовать за опоздания контрпродуктивно – никто вас слушаться не будет. Нужно мотивировать людей и развивать корпоративную культуру, чтобы персонал с большим удовольствием делал пятилетку за два года.

Также персонал нужно мотивировать не только на текущие рабочие процессы, но и на результат проекта автоматизации. Мы делали проект с компанией «Онега» еще при покойном Сергее Метто. Пищевое производство - непростой бизнес, поэтому некоторые процессы пробуксовывали. В итоге мы предложили компании скидку, но с условием, что размер этой скидки пойдет на премирование людей, занятых в проекте автоматизации. Мотивация рублем дала положительный эффект, люди впряглись, получили премию и все заработало.

И повторюсь, участие в разработке ПО должна принимать вся команда предприятия, а не только верхушка, состоящая из директора и бухгалтера. Автоматизация должна пронизывать компанию от самого верха до самого низа. Нужно, чтобы люди вложили силы в разработку, иначе они не будут ощущать новое ПО, как свое собственное, и не будут замотивированы пользоваться им.

Мария Мелёхина