Бизнес-тренер Вероника Коппек: “Осознав, что можно обойтись без офиса, многие руководители захлопали в ладоши!”

Компании постепенно выводят своих сотрудников в офисы, но не все - есть опасения “второй волны”, да последние месяцы показали, что и на удаленке вполне можно работать. В чем сложности организации рабочего процесса “на расстоянии”? Как удаленка влияет на эффективность? Следует ли опасаться социальной изоляции? Эти и другие вопросы прокомментировала Вероника Коппек, бизнес-тренер по развитию управленческих компетенций.

- Какие “подводные камни” существуют при управлении сотрудниками на удаленной работе?

- Я бы выделила три основных:

Во-первых, сложно концентрировать сотрудников на выполнении работы. Очень много факторов, которые отвлекают и замедляют выполнение задач. Это приводит не только к снижению производительности конкретного сотрудника, но и снижению темпа работы всей команды.

Во-вторых, это дополнительные сложности в коммуникациях между сотрудниками. Кроме традиционных, которые остались в полном объеме (например, домысливание, несвоевременное информирование или недостоверность данных, избыток каналов общения), добавляются еще и технические проблемы – качество интернета, доступ к рабочим файлам, стабильность работы программного обеспечения и т.п. Сейчас особенно важно управление качеством коммуникаций и информирования.

В-третьих, многие руководители испытывают трудности с организацией контроля. В частности, трудно оценивать чем в течении рабочего времени занят сотрудник. Возникает конфликт рабочего времени и личного пространства. Например, что делать, если сотрудник в течение 2 часов не отвечает на сообщение и звонки руководителя? Действительно на выполнение задачи потребовалось больше времени или сотрудник просто часто отвлекался от работы?

Удалённая работа требует доверия между руководителем и сотрудником, а также высокий уровень ответственности, организованности от сотрудника. Если персонал компании не обладает достаточным уровнем мотивации и квалификации, а уровень управления и раньше оставлял желать лучшего – удалёнка только приумножит проблемы и риски.

- Как новые сотрудники адаптируются без нахождения в офисе?

- Конечно, многое зависит от специфики самой работы и от того, насколько опытен в выполнении аналогичной работы сам новичок. Но совершенно точно: почувствовать себя частью коллектива в условиях удаленки гораздо сложнее.

Фото с сайта https://joblist.md/

Адаптация часто предполагает возможность наблюдения за работой новичка для того, чтобы оперативно скорректировать его действия или поддержать, если он правильно выполняет свою работу. Если новичок и его наставник или руководитель удалённо не могут обеспечить возможность наблюдения – это также усложняет процесс вхождения в должность и увеличивает срок адаптации.

Еще одна сложность заключается в том, что события 2020 года серьезно повлияли на бизнес-процессы многих компаний и они прямо сейчас проходят трансформацию и перестройку. В этих условиях даже опытные сотрудники не всегда могут объяснить новичку что делать или что правильно, потому что им самим приходится подстраиваться под эти изменения.

- Есть ли примеры падения эффективности работы персонала при переходе на удаленку? И обратные случаи?

- Некоторые сотрудники говорят о том, что граница между рабочим и личным временем практически стерлась. Переписка и выполнение определенных задач продолжается не только вечером, но и по ночам. Для некоторых ночью даже легче сфокусироваться на работе, чем днем, когда внимания требуют родные и домашние дела.

Многие говорили о том, что в первый месяц эффективность была даже выше, чем в обычном режиме, но в дальнейшем скорость выполнения работы стала снижаться. В других компаниях снижение эффективности почувствовали практически сразу. Это говорит о том, что и технологический уровень у компаний разный, и способность сотрудников к самостоятельной работе различается.

- Почему менеджменту многих компаний идея перейти на постоянную удаленку так понравилась? Только из-за экономии на аренде офиса?

Я думаю, что для многих руководителей вынужденный переход на удаленку сломал много стереотипов. Это когда ты уверен, что что-то невозможно, но вот проходит один, второй, третий месяц и ты понимаешь - “всё работает!”.

Для меня лично тоже многое стало откровением. Возможно, в структуре затрат некоторых компаний аренда офиса оказалась настолько существенной статьей затрат, что осознав, что можно обойтись без офиса, многие руководители захлопали в ладоши.

Те рабочие места, которые были созданы в офисах, во многом приходится воссоздавать в квартирах сотрудников. А это значит - передать им контроль над некоторыми материальными ресурсами компании, а в некоторых случаях и дополнительные затраты. Но если компании удается поддерживать свои бизнес-процессы и достигать целей в условиях удаленки – это, без преувеличения, переход на новый уровень эволюции.

- Легко ли ушла на удаленку IT-отрасль? Ведь до этого именно эта сфера была одной из самой передовой в плане создания идеальной рабочей среды для сотрудников – места отдыха и релакса в офисе, бесплатные напитки, обеды, офисная мебель лучших производителей. А сейчас многие IT компании значительно сокращают размеры офисы, оставляют сотрудников на дому. Значит ли это, что не столь важно для работы сотрудника все предыдущие плюшки работодателя?

- Многие компании, с которыми я сотрудничаю в сфере IT, уже имели опыт удаленной работы с некоторыми сотрудниками, но я бы не сказала, что у всех этот опыт был успешным. Я часто слышала о сложностях в синхронизации ритма работы между такими сотрудниками и остальной командой, о проблемах информационной изоляции – например, такой сотрудник не всегда мог участвовать в обсуждении задач или принятии командных решений.

Сейчас, когда это стало вынужденной мерой и все сотрудники в команде работают из дома, все оказались в одинаковых условиях, поэтому в управлении командой лиды и проектные менеджеры стали использовать новые подходы и инструменты. Изменилась и структура социального пакета – какие-то опции потеряли свою актуальность, а какие-то появились как ответ на новые потребности (маски, тесты).

Многие компании стремились создать такие же комфортные условия в офисе, как дома. Это когда ты можешь в любой момент зайти на кухню и сделать себе кофе или любимый чай, перекусить фруктом или печенькой для того, чтобы поддержать свою работоспособность.

Офис IT-компании Interactive Lab в Москве. Фото с сайта https://geekbrains.ru

Кроме комфорта, в этом есть и прагматичный смысл – это дополнительная площадка для неформального общения, площадка, где сотрудники обсуждают то, что их волнует. Не знаю, так же часто люди, работая дома, навещают свою кухню, но проблема в том, что там нет коллег, с которыми можно обменяться новостями или набросать идеи.

- Как быть, если жилищные условия у сотрудника не позволяют работать эффективно дома?

- Я знаю, что в некоторых офисах сохраняется возможность приехать на свое рабочее место, но существуют ограничения по количеству сотрудников, которые приезжают в одно и то же время. Для некоторых – это выход из такой ситуации.

В остальных ситуациях каждый выкручивается как может – например, согласовывает с руководством новый график работы, работает на балконе или в ванной комнате. Как показала практика, самое неудачное рабочее место – это кухня. Там действительно невозможно работать.

- Нет ли опасности для работодателя, что сотрудники, работающие на удаленке, начнут отрываться от коллектива, переходить на фриланс, задумываться об открытии своего бизнеса?

- Не исключаю, что такая идея сейчас может чаще приходить в голову наших сотрудников, чем в предыдущие годы. Я думаю, что переход на договор подряда со своим сотрудником и для работодателя может иметь ряд преимуществ. Это позволяет по-настоящему перейти на оплату за результат, а не за отработанное время.

Но уверена, что не каждый сотрудник морально готов работать на себя или открывать свой бизнес. Это предполагает готовность к риску и умение управлять как минимум собственной деятельностью, а в дальнейшем и другими сотрудниками, если бизнес будет расширяться. Многим людям хочется работать с 9 до 18, точно зная, каким будет их заработок.

Фото с сайта https://mport.ua/

Будет уместно провести аналогию с занятием спорта: далеко не каждый сможет регулярно заниматься самостоятельно дома, хотя у каждого есть такая возможность. Но многие добиваются отличных результатов, если ходят в тренажерный зал или работают с личным тренером. Недостаток таких качеств, как самоконтроль и дисциплина, прекрасно компенсируются оплаченным абонементом и требовательностью тренера. Правда в том, что многим из нас нужно руководство, нужен человек, который будет ставить перед нами амбициозные цели и стимулировать к развитию.

- Способно ли виртуальное общение заменить рабочую атмосферу, климат в коллективе? Может ли возникнуть социальная изоляция?

- Возможно, наши дети полностью адаптируются к виртуальности и она будет нормой. Но для поколения, которому сейчас 30 и старше, живое общение, физическое присутствие других людей, контакт - необходимы. Есть же разница, когда смотришь хорошее кино дома в одиночку и то же кино в компании друзей или большом кинотеатре?

Я считаю, что любой коллектив формирует определенную энергию. Это чувствуешь, когда заходишь в комнату, где работают люди. Где-то атмосфера ощущается как напряженная и колючая, где-то как дружеская и теплая, но без этой энергии сложно чувствовать себя частью коллектива. У многих команд есть традиции - вместе отдохнуть в баре, поесть пиццу или суши, поиграть в настольные игры или в баскетбол.

Атмосферу неформального общения на кухне или в курилке сложно воссоздать в он-лайн. Рукопожатие, обнимашки, похлопывание по плечу – как это передать удаленно? Но из этих мелочей рождается особая атмосфера и ощущение командного духа. Я уже от многих коллег и участников моих семинаров слышу тоску по такому общению, по возможности видеть друг друга.

Те, кто оказался в полной изоляции (живет один или одна), ощущают нехватку такого общения еще острее. Это действительно оказывает свое психологическое давление, обостряя неприятные эмоции и переживания. Даже те, кто себе в этом не признается, ощущают на себе эффект от изоляции. Сложнее убедить себя в том, что надо умыться или одеться, привести себя в порядок. Зачем? Никто же тебя не видит. Сложнее поддерживать себя в хорошей физической форме. Конечно, если необходимость в изоляции продлиться больше года, многие из нас адаптируются к новым условиям и многое станет привычным и обыденным, но и тогда личные встречи будут особенно ценными и значимыми.

Автор: Диана Каленик